在公司運(yùn)營(yíng)中，財(cái)務(wù)管理至關(guān)重要，貫穿日常運(yùn)營(yíng)各環(huán)節(jié)。近期，盟叔精心籌備，聚焦高頻被提及的差旅費(fèi)問(wèn)題，其合理規(guī)劃、合規(guī)報(bào)銷(xiāo)與精準(zhǔn)管控影響成本與效率，盟叔將通過(guò)這篇文章，幫助大家避開(kāi)誤區(qū)明確財(cái)務(wù)界限。

01、差旅費(fèi)大揭秘：到底包括啥？

差旅費(fèi)涵蓋員工因公務(wù)出差期間產(chǎn)生的所有相關(guān)費(fèi)用，具體包括以下幾項(xiàng)：

城市間交通費(fèi)：指員工在出差時(shí)往返于出發(fā)地和目的地之間所使用的不同交通工具的費(fèi)用，如飛機(jī)票、火車(chē)票、長(zhǎng)途汽車(chē)票和輪船票等。例如，從北京到上海的高鐵票費(fèi)用即屬于此類(lèi)。

住宿費(fèi)：指員工在出差期間入住酒店、賓館或招待所產(chǎn)生的住宿費(fèi)用。例如，在上海出差期間入住三星級(jí)酒店的房費(fèi)即為住宿費(fèi)的一部分。

出差費(fèi)用補(bǔ)貼

伙食補(bǔ)助費(fèi)旨在補(bǔ)償員工出差期間的餐飲開(kāi)銷(xiāo)，按公司規(guī)定和出差地區(qū)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放，通常為每天100元或150元。市內(nèi)交通費(fèi)則用于補(bǔ)貼員工在出差地城市內(nèi)部的交通支出，包括地鐵、公交、出租車(chē)及共享單車(chē)等費(fèi)用。例如，在上海出差期間，從酒店至客戶(hù)公司的地鐵費(fèi)用可計(jì)入此類(lèi)補(bǔ)貼。

02、差旅費(fèi)如何入賬？ 

差旅費(fèi)由于出差的目的、業(yè)務(wù)性質(zhì)、報(bào)銷(xiāo)人員等不同，其入賬也是不一樣。

1.管理部門(mén)或后勤部門(mén)人員出差發(fā)生的費(fèi)用，計(jì)入“管理費(fèi)用——差旅費(fèi)”。

2.銷(xiāo)售或營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)為銷(xiāo)售產(chǎn)品、市場(chǎng)推廣等發(fā)生的差旅費(fèi)，計(jì)入“銷(xiāo)售費(fèi)用——差旅費(fèi)”。    

3.企業(yè)為客戶(hù)承擔(dān)的差旅費(fèi)，計(jì)入“銷(xiāo)售費(fèi)用——業(yè)務(wù)招待費(fèi)”。  

4.員工為了宣傳產(chǎn)品發(fā)生的差旅費(fèi)或?yàn)榱送茝V產(chǎn)品為消費(fèi)者報(bào)銷(xiāo)的差旅費(fèi)，計(jì)入“銷(xiāo)售費(fèi)用——業(yè)務(wù)宣傳費(fèi)”。   

5.企業(yè)獨(dú)立董事為行使獨(dú)立董事職責(zé)而發(fā)生的差旅費(fèi)等，計(jì)入“管理費(fèi)用——董事會(huì)經(jīng)費(fèi)”。

6.制造型企業(yè)產(chǎn)品加工過(guò)程中，委派生產(chǎn)技術(shù)人員到受托方生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)和現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量控制等，計(jì)入“制造費(fèi)用”。     

除上述列舉之外，還有一些特殊情況。例如，為邀請(qǐng)的培訓(xùn)專(zhuān)家報(bào)銷(xiāo)差旅費(fèi)，應(yīng)計(jì)入“職工教育經(jīng)費(fèi)”；基建人員為施工建設(shè)而發(fā)生的差旅費(fèi)，應(yīng)計(jì)入“在建工程”等。

03、進(jìn)項(xiàng)抵扣有講究

差旅費(fèi)的進(jìn)項(xiàng)抵扣可不是隨心所欲的，有著明確的規(guī)定和限制，下面就來(lái)詳細(xì)了解一下。

（一）交通費(fèi)抵扣細(xì)則

自 2019 年 4 月 1 日起，納稅人購(gòu)進(jìn)國(guó)內(nèi)旅客運(yùn)輸服務(wù)，其進(jìn)項(xiàng)稅額允許從銷(xiāo)項(xiàng)稅額中抵扣。但要注意，這里的車(chē)票抵扣必須同時(shí)滿(mǎn)足以下幾個(gè)條件：

時(shí)間要求：取得的飛機(jī)票、火車(chē)票等必須是 2019 年 4 月 1 日之后的，在此之前的票據(jù)無(wú)法進(jìn)行抵扣。例如，員工在 2019 年 3 月出差取得的火車(chē)票，即使其他條件都符合，也不能抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額。

人員要求：報(bào)銷(xiāo)人員必須是與本單位簽訂勞動(dòng)合同的員工，或者是本單位作為用工單位接受的勞務(wù)派遣員工。如果是外單位的人員，如客戶(hù)、供應(yīng)商等，其交通費(fèi)用是不能在本單位進(jìn)行進(jìn)項(xiàng)抵扣的。

運(yùn)輸區(qū)域要求：必須屬于國(guó)內(nèi)旅客運(yùn)輸服務(wù)。像員工去境外出差報(bào)銷(xiāo)的國(guó)際機(jī)票，就不允許抵扣。比如公司安排員工去日本出差，所購(gòu)買(mǎi)的國(guó)際機(jī)票費(fèi)用就不能進(jìn)行進(jìn)項(xiàng)稅額抵扣。

用途要求：要用于生產(chǎn)所需，對(duì)于用于免稅、簡(jiǎn)易計(jì)稅項(xiàng)目、個(gè)人消費(fèi)、集體福利的不允許抵扣。假設(shè)公司將購(gòu)進(jìn)的旅客運(yùn)輸服務(wù)用于員工的旅游福利，那么這部分費(fèi)用的進(jìn)項(xiàng)稅額就不能抵扣。

發(fā)票抬頭要求：如果取得增值稅電子普通發(fā)票，發(fā)票抬頭必須為公司，非公司抬頭不允許抵扣。例如，員工取得的電子普通發(fā)票抬頭是個(gè)人姓名，而不是公司名稱(chēng)，那么這張發(fā)票就不能用于進(jìn)項(xiàng)抵扣 。

對(duì)于未取得增值稅專(zhuān)用發(fā)票的情況，暫按照以下規(guī)定確定進(jìn)項(xiàng)稅額：

取得增值稅電子普通發(fā)票的：直接以發(fā)票上注明的稅額作為進(jìn)項(xiàng)稅額進(jìn)行抵扣。比如，員工出差取得的滴滴打車(chē)增值稅電子普通發(fā)票，發(fā)票上注明的稅額為 50 元，那么就可以直接抵扣 50 元的進(jìn)項(xiàng)稅額。

取得注明旅客身份信息的航空運(yùn)輸電子客票行程單的：按照公式 “航空旅客運(yùn)輸進(jìn)項(xiàng)稅額 =(票價(jià) + 燃油附加費(fèi))÷(1+9%)×9%” 計(jì)算進(jìn)項(xiàng)稅額。假設(shè)一張航空運(yùn)輸電子客票行程單上的票價(jià)為 1000 元，燃油附加費(fèi)為 50 元，那么可抵扣的進(jìn)項(xiàng)稅額 =(1000+50)÷(1+9%)×9%≈86.70 元 。

取得注明旅客身份信息的鐵路車(chē)票的：按照公式 “鐵路旅客運(yùn)輸進(jìn)項(xiàng)稅額 = 票面金額 ÷(1+9%)×9%” 計(jì)算。例如，一張鐵路車(chē)票的票面金額為 500 元，可抵扣的進(jìn)項(xiàng)稅額 = 500÷(1+9%)×9%≈41.28 元 。

取得注明旅客身份信息的公路、水路等其他客票的：按照公式 “公路、水路等其他旅客運(yùn)輸進(jìn)項(xiàng)稅額 = 票面金額 ÷(1+3%)×3%” 計(jì)算。比如，一張公路客票的票面金額為 200 元，可抵扣的進(jìn)項(xiàng)稅額 = 200÷(1+3%)×3%≈5.83 元 。

（二）車(chē)輛費(fèi)抵扣情形闡釋

企業(yè)運(yùn)營(yíng)中，車(chē)輛費(fèi)抵扣依不同情形判定。自有車(chē)輛出差，加油費(fèi)、過(guò)路費(fèi)等，憑增值稅專(zhuān)票稅額抵扣，普票不可。如某公司員工開(kāi)自有車(chē)出差，加油站獲 300 元稅額專(zhuān)票，公司可抵扣；若為普票則不能。

私車(chē)公用，企業(yè)須與員工簽租車(chē)協(xié)議，明確加油費(fèi)、停車(chē)費(fèi)等由公司擔(dān)，出差取得加油費(fèi)專(zhuān)票可認(rèn)證抵扣。像員工小李簽協(xié)議后，出差取得 200 元稅額加油費(fèi)專(zhuān)票，公司能抵扣；未簽協(xié)議，即便有專(zhuān)票也無(wú)權(quán)抵扣。

租車(chē)費(fèi)，企業(yè)依規(guī)從正規(guī)租車(chē)公司租車(chē)用于出差，取得專(zhuān)票，其上稅額可抵扣。如某公司租專(zhuān)業(yè)租車(chē)公司車(chē)，獲 100 元稅額專(zhuān)票，即可抵扣。

（三）住宿費(fèi)抵扣關(guān)鍵要點(diǎn)解析

員工出差住宿費(fèi)，取得公司抬頭增值稅專(zhuān)票，滿(mǎn)足合規(guī)條件可認(rèn)證抵扣。但用于集體福利（如公司組織旅游）、個(gè)人消費(fèi)、接待非本公司員工、企業(yè)免稅或簡(jiǎn)易計(jì)稅項(xiàng)目人員出差等情況，住宿費(fèi)不能抵扣。如公司給員工免費(fèi)住宿福利、接待客戶(hù)住宿費(fèi)，均不可抵扣，財(cái)務(wù)人員需甄別。

（四）餐飲費(fèi)抵扣明確規(guī)定

依據(jù)財(cái)稅〔2016〕36 號(hào)通知，購(gòu)進(jìn)餐飲服務(wù)，進(jìn)項(xiàng)稅額不得從銷(xiāo)項(xiàng)稅額中抵扣。員工出差餐費(fèi)，即便取得增值稅專(zhuān)票，也不許抵扣。如員工出差飯店就餐取得專(zhuān)票，稅額不能用于抵扣，企業(yè)處理差旅費(fèi)餐飲費(fèi)發(fā)票要防風(fēng)險(xiǎn)、遵法規(guī)，杜絕錯(cuò)誤抵扣。

04、稅前扣除要注意

在企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)中，差旅費(fèi)扣除方式因業(yè)務(wù)而異。

（一）可直接扣除情形

管理、后勤部門(mén)人員出差費(fèi)，因維持企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)，與管理、后勤保障相關(guān)，記 “管理費(fèi)用 — 差旅費(fèi)” 可稅前扣；銷(xiāo)售、營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)為銷(xiāo)售、拓市場(chǎng)出差費(fèi)，記 “銷(xiāo)售費(fèi)用 — 差旅費(fèi)”，票據(jù)合規(guī)就能直接扣；獨(dú)立董事履職差旅費(fèi)，記 “管理費(fèi)用 — 董事會(huì)經(jīng)費(fèi)”，也可直接扣。這些只要有真實(shí)合法票據(jù)證明確實(shí)發(fā)生，計(jì)算企業(yè)所得稅應(yīng)納稅所得額時(shí)就能扣除。

（二）限額扣除情況

有些差旅費(fèi)能扣但有限額。企業(yè)為宣傳產(chǎn)品邀消費(fèi)者、客戶(hù)參觀等產(chǎn)生的差旅費(fèi)記 “業(yè)務(wù)宣傳費(fèi)”，一般企業(yè)按不超當(dāng)年銷(xiāo)售（營(yíng)業(yè)）收入 15% 扣，超的結(jié)轉(zhuǎn)扣，化妝品等三類(lèi)企業(yè)提至 30%。企業(yè)交際應(yīng)酬為客戶(hù)等報(bào)的差旅費(fèi)記 “業(yè)務(wù)招待費(fèi)”，按發(fā)生額 60% 扣，且不超當(dāng)年銷(xiāo)售（營(yíng)業(yè)）收入 5‰，如某企業(yè)收入 1000 萬(wàn)元、招待費(fèi) 10 萬(wàn)元，按 60% 算可扣 6 萬(wàn)元，按 5‰算只能扣 5 萬(wàn)元。員工福利性質(zhì)差旅費(fèi)記 “職工福利費(fèi)”，限額為工資薪金總額 14%，某企業(yè)工資薪金 500 萬(wàn)元、福利費(fèi) 80 萬(wàn)元含福利部門(mén)差旅費(fèi) 10 萬(wàn)元，超限額 10 萬(wàn)元當(dāng)年不能扣。

（三）需計(jì)入資產(chǎn)計(jì)稅基礎(chǔ)的情形

部分差旅費(fèi)要計(jì)入資產(chǎn)計(jì)稅基礎(chǔ)。制造型企業(yè)委外加工，派技術(shù)人員指導(dǎo)，差旅費(fèi)先記 “制造費(fèi)用” 再分?jǐn)偟疆a(chǎn)品成本，隨銷(xiāo)售逐步扣；基建人員施工差旅費(fèi)先記 “在建工程”，完工轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)后，依折舊政策在使用年限內(nèi)逐步扣，如某企業(yè)新建廠房，基建差旅費(fèi) 50 萬(wàn)元就如此處理；研發(fā)人員差旅費(fèi)，費(fèi)用化支出當(dāng)期依規(guī)加計(jì)扣，資本化支出記 “無(wú)形資產(chǎn)” 計(jì)稅基礎(chǔ)，隨攤銷(xiāo)扣。

05、個(gè)人報(bào)銷(xiāo)與個(gè)稅 

員工報(bào)銷(xiāo)差旅費(fèi)時(shí)，個(gè)人所得稅的處理有明確規(guī)定。只要員工取得合法有效的發(fā)票，并據(jù)此報(bào)銷(xiāo)實(shí)際發(fā)生的差旅費(fèi)用，這部分支出無(wú)需計(jì)入個(gè)人所得稅。因?yàn)榇祟?lèi)費(fèi)用屬于企業(yè)的正常經(jīng)營(yíng)支出，不構(gòu)成員工的個(gè)人收入。例如，員工小林在出差后使用交通和住宿的發(fā)票向公司申請(qǐng)報(bào)銷(xiāo)，這些費(fèi)用不會(huì)被計(jì)算在他的工資中用于繳納個(gè)人所得稅。

如果企業(yè)以差旅費(fèi)補(bǔ)貼形式發(fā)放給員工，需根據(jù)具體情況判斷稅務(wù)處理。若按照財(cái)政部門(mén)或企業(yè)自行制定的合理標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放的差旅費(fèi)津貼，通常不計(jì)入工資薪金收入，免征個(gè)人所得稅。然而，超出標(biāo)準(zhǔn)的部分需并入工資薪金計(jì)算繳納個(gè)人所得稅。例如，某企業(yè)規(guī)定員工出差每天的補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)為200元，小趙出差5天按規(guī)定應(yīng)獲得1000元補(bǔ)貼，該部分不需繳納個(gè)稅；若實(shí)際發(fā)放1500元，超出的500元需按“工資、薪金所得”稅率繳納個(gè)人所得稅。

單位以差旅費(fèi)名義發(fā)放的工資性補(bǔ)貼應(yīng)納入工資薪金繳納個(gè)人所得稅。企業(yè)為避稅，常將部分工資作為差旅費(fèi)補(bǔ)貼發(fā)放，無(wú)論是否出差，每月固定金額的此類(lèi)補(bǔ)貼屬工資性質(zhì)，應(yīng)按工資薪金規(guī)定計(jì)算納稅。

差旅費(fèi)入賬看似不難，實(shí)則涉及財(cái)務(wù)、稅務(wù)多領(lǐng)域知識(shí)法規(guī)。從差旅費(fèi)明細(xì)構(gòu)成，依不同業(yè)務(wù)選入賬科目，到判定進(jìn)項(xiàng)抵扣、明確稅前扣除條件，再到處理個(gè)人所得稅事宜，各環(huán)節(jié)都需審慎。唯有精準(zhǔn)把握要點(diǎn)，依規(guī)操作，才能保障企業(yè)財(cái)務(wù)合規(guī)，規(guī)避稅務(wù)隱患與財(cái)務(wù)糾紛。望大家日后將知識(shí)用于實(shí)操，讓差旅費(fèi)入賬更高效、精準(zhǔn)，做到得心應(yīng)手。